DMS – Software für das Dokumentenmanagement
Büroangestellte kennen das: Aufträge wollen geschrieben, Verträge abgeschlossen und Rechnungen bearbeitet werden. So sieht der Arbeitsalltag aus, in welchem Papier ein kostbares Gut darstellt. Allerdings landen 60 bis 70 Prozent des bedeutenden Verbrauchsmaterials im Papierkorb. Mal abgesehen davon, verbringen Büroangestellte jeden Tag etwa zwei Stunden damit Unterlagen zu durchsuchen, um nach wichtigen Informationen und Dokumenten Ausschau zu halten.
Dabei handelt es sich nicht nur um einen zeitraubenden Prozess, sondern auch um eine unnötige Belastung des Geldbeutels. Da ist es mehr als angebracht, über produktivere und vor allem nachhaltigere Alternativen nachzudenken. Und an dieser Stelle kommt eine digitale Lösung zum Einsatz: Eine Software für das Dokumentenmanagement, kurz: DMS. Was es damit auf sich hat, ist in folgendem Beitrag zu lesen.
Wie funktioniert ein Dokumenten Management System?
Bei dieser Software handelt es sich um ein Programm, welches bei der Verwaltung von Dokumenten behilflich ist. Man könnte DMS auch als Domizil aller Dateien bezeichnen. Alle wichtigen Dokumente werden eingescant und damit digitalisiert. Im DMS abgespeichert, können diese blitzschnell gefunden, zurückverfolgt und bearbeitet werden. Etwas konkreter ausgedrückt bedeutet das: Mit dem digitalen Dokumentenmanagement System können Geschäftsprozesse auf komplexer Ebene spielend leicht automatisiert und digital abgebildet werden.
Dadurch lassen sich Medienbrüche vermeiden, die Auskunftsfähigkeit erhöhen und Dateiredundanzen minimieren. Parallel dazu werden Mitarbeiter entlastet und die Umwelt geschont. Damit bieten sich mehr Gelegenheiten, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Was versteht man unter Dokumentenmanagement?
DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem. Es handelt sich dabei um eine Software, welche die datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten ermöglicht. Das Ziel der DMS Software ist es, wichtige Unterlagen zu archivieren und diese im gesamten Unternehmen zugänglich zu machen. Eine DMS Software dient insbesondere der Organisation und Koordination von Dokumenten, sowie deren Überarbeitung, Verteilung und Kontrolle.
Warum sollte man ein DMS System einsetzen?
Die Gründe, weshalb eine DMS Software genutzt werden sollte, sind so zahlreich wie überzeugend. Die fünf wichtigsten Gründe werden nachfolgend aufgelistet:
1. Schneller Zugriff auf gewünschte Informationen
Alle Dokumente werden im Dokumentenmanagementsystem gespeichert und verwaltet. Jedes Dokument lässt sich dabei sofort auffinden, was zu einer enormen Zeitersparnis führt. Dafür stehen mehrere Suchmöglichkeiten zur Verfügung. Dabei spielt es keine Rolle, nach welchem Format, nach welcher Datenquelle oder nach welchem Aufenthaltsort des Mitarbeiters gesucht werden soll.
2. Mehr Platz und Raum
Mit der DMS Software werden physische Archive überflüssig. Denn es wird quasi nur noch ein einziger Aktenschrank genutzt. Dieser ist digital und beherbergt sämtliche Dokumente, welche im Unternehmen Relevanz haben. Das spart Kosten für Archivräumlichkeiten und bietet mehr Platz und Raum für Produktiveres.
3. Weniger Material und weniger Kosten
Die Software ermöglicht eine erhebliche Papierersparnis, da sich der Verbrauch damit deutlich reduzieren lässt. Dasselbe gilt für den Verbrauch von Tonerkartuschen. Damit spart das Dokumentenmanagementsystem nicht nur Kosten ein, es sorgt ganz nebenbei auch noch für eine nachhaltige Unternehmensführung.
4. Mehr Transparenz für bessere Zusammenarbeit
Das Programm macht es Mitarbeitern möglich, gleichzeitig auf die enthaltenen Dokumente zuzugreifen, diese zu bearbeiten und zu teilen. Mit der Dokumentenhistorie lässt sich exakt einsehen, welcher Mitarbeiter wann und an welchem Dokument gearbeitet hat und welche Änderungen vorgenommen wurden. Dokumente können nicht mehr verloren gehen und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter wird dank der erhöhten Transparenz erleichtert.
5. Erhöhte Kundenzufriedenheit
Das automatisierte Versenden von Terminen für die Wiedervorlage und Fristen reduziert die Gefahr, dass etwas vergessen wird. Die Mitarbeiter haben außerdem die Möglichkeit alle Dokumente zu einem Kunden-Datensatz aufzurufen, um diesem beispielsweise am Telefon eine schnelle Auskunft geben zu können. Auf diese Weise lässt sich die Kundenzufriedenheit deutlich erhöhen.
