Digitale Gehaltsabrechnung – so sparen Sie Zeit und Geld
Die Digitalisierung in Betrieben macht auch vor der Lohnabrechnung keinen Halt. Damit die digitale Abrechnung auch rechtskonform ist, sollten einige Punkte bei der Bereitstellung beachtet werden.
Kann eine digitale Lohnabrechnung selbst erstellt werden?
Grundsätzlich können Sie die Abrechnung selbst erstellen. Allerdings müssen Sie dabei mit größter Sorgfalt vorgehen, denn es müssen beispielsweise auch die Abgaben richtig angegeben werden. Die Zusammensetzung des Gehaltes muss im Detail aufgeschlüsselt werden, was mit einem hohen Zeitaufwand verbunden ist. Daher ist es oft sinnvoller, einen Mitarbeiter für die Abrechnung zu haben oder dies an ein Drittunternehmen auszulagern.
Inhaltlich unterscheidet sich die digitale Gehaltsabrechnung nicht von einer Abrechnung in Papierform. Ausschlaggebend ist, wie sie später den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird. Grundsätzlich muss die Abrechnung in Textform bereitgestellt werden. Der Text kann sich aber auch in einem PDF-Dokument befinden.
Was muss in einer Lohnabrechnung stehen?
Selbst wenn die digitale Abrechnung etwa über ein Portal nur für den jeweiligen Mitarbeiter verfügbar ist, müssen die relevanten Daten enthalten sein. Dazu gehörten beispielsweise die Anschriften von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Der Abrechnungszeitrum muss ebenfalls vermerkt sein.
Natürlich müssen alle Details zum Lohn bzw. zu sämtlichen Bezügen aufgeschlüsselt sein. Dazu gehören auch Sachaufwendungen. Schlussendlich muss das Gesamtgehalt abzüglich aller Abgaben angegeben sein.
Welche Datenschutzrichtlinien gelten für die digitale Gehaltsabrechnung?
Bei der Abrechnung handelt es sich um ein sensibles Dokument im Bezug auf die persönlichen Daten. Auf der Abrechnung ist nicht nur die Anschrift zu finden, sondern auch die Sozialversicherungsnummer und natürlich Informationen zu finanziellen Angaben. Zudem lässt sich indirekt auch ablesen, welcher Konfession ein Mitarbeiter angehört, weil auch der Kirchensteuerabzug auf der Abrechnung zu finden ist.
Aus diesem Grund gelten für die Abrechnung höchste Datenschutzstandards, die es auch zu berücksichtigen gilt, wenn Sie die Abrechnung in einer digitalen Form bereitstellen. Zwar ist der Verzicht auf eine Gehaltsabrechnung in Papierform langfristig eine Kostenersparnis, der Weg dahin ist jedoch oft mit Investitionskosten verbunden, denn es muss ein sicheres Portal geschaffen werden, worüber dem Mitarbeiter die Abrechnung zur Verfügung gestellt wird.
Welche Pflichten entstehen durch die digitale Lohnabrechnung für Unternehmen?
Wird die Abrechnung digital zur Verfügung gestellt, gelten die Regeln der Datenschutzverordnung. Diese besagt unter anderem, dass sensible Daten über die gesamte Dauer sicher aufbewahrt werden müssen. Das Entscheidende in diesem Fall ist die sichere Aufbewahrung hinzu kommt auch, dass die Übermittlung sicher stattfinden muss, etwa in einer verschlüsselten Form.
Viele Unternehmen schaffen daher ein eigenes Portal und stellen den Mitarbeitern die Abrechnung als PDF-Dokument zum Download zur Verfügung.
Da es sich hier um einen offiziellen Beleg handelt, muss das Unternehmen auch seiner Aufbewahrungspflicht für digitale Dokumente nachkommen. Das bedeutet, dass etwa Sicherheitskopien angelegt und entsprechend verwahrt werden müssen. Im Vergleich zu der Menge an Papier die monatlich bei der Gehaltsabrechnung anfällt, benötigen Speichermedien jedoch wesentlich weniger Platz.
Müssen die Mitarbeiter mit einer digitalen Lohnabrechnung einverstanden sein?
Diese Frage ist pauschal nicht mit einem Ja oder Nein zu beantworten. Grundsätzlich muss das Unternehmen eine textuelle Abrechnung zur Verfügung stellen, diese muss auch dem Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Was wiederum bedeutet, dass das Unternehmen sicherstellen muss, dass der Mitarbeiter etwa einen Internetanschluss hat, über den es möglich ist, das Dokument zur Lohnabrechnung herunterzuladen.
Das Unternehmen kann also entscheiden auf eine digitale Gehaltsabrechnung umzusteigen, ohne das direkte Einverständnis der Mitarbeiter. Es ist allerdings sinnvoll, wenn es sich nicht bereits um Tele-Arbeitsplätze handelt, bei der ein Internetanschluss zwingend notwendig ist, mit den Mitarbeitern Rücksprache zu halten, ob sie auch die Möglichkeit haben, die Abrechnungen über das Internet abzurufen.
Manche nutzen Internet beispielsweise nur am Smartphone. In diesem Fall ist es oft schwieriger, die Abrechnungen dauerhaft zu archivieren oder auszudrucken.
Vorteile nutzen
Eine digitale Lohnabrechnung bietet Vorteile für beide Seiten. Der Prozess der Abrechnung ist in vielen Unternehmen bereits digitalisiert, doch wird am Ende das erstelle Dokument dennoch noch ausgedruckt und verschickt. Die digitale Gehaltsabrechnung ist lediglich der letzte Lückenschluss in diesem Prozess.
Obwohl die Investitionskosten anfangs für die Umstellung notwendig sind, ist es doch ein wichtiger Schritt in Richtung eines papierlosen Unternehmens. Papier kostet nicht nur als Material Geld, es braucht viel Platz in der Archivierung und muss nach einiger Zeit auch wieder aufwendig entsorgt werden.
Vorteile haben aber auch die Arbeitnehmer, denn Abrechnungen gehen nicht mehr verloren. Selbst ältere Abrechnungen können eingesehen werden und sind jederzeit griffbereit.
