Modernes Besuchermanagement mit dem Besuchermagnet
Die Corona-Pandemie hat für einen Wandel in der täglichen Kommunikation gesorgt: Von der Speisekarte im Restaurant, bis zum Check-In im Hotel verlaufen Bestell- und Anmeldeprozesse immer häufiger kontaktlos und vollautomatisiert. Auch in der Geschäftswelt, wie etwa bei der Terminorganisation, geht die Entwicklung immer stärker in Richtung automatisierte Komplettlösung. Der Trend vereinfacht die Steuerung von Besuchern in größeren Unternehmen und erleichtert die kontaktlose Koordination am Empfang.
Altmodisches Besuchermanagement vs. vollautomatisierte Lösung
Die Digitalisierung hat in den letzten 30 Jahren, vom Kleinstbetrieb bis zum Großkonzern, die gesamte Wirtschaft auf den Kopf gestellt. Obwohl einige Branchen sich zügig den neuen Herausforderungen in Puncto Besuchermanagement anpassen konnten, gibt es noch heute zahlreiche Unternehmen, die der Technik in diesem Unternehmensbereich hinterherhinken.
Einige der Ursachen für diese Stagnation liegen in der mangelnden Bereitschaft der Geschäftsleitung, den scheinbar bewährten, händischen Prozess weiterzuentwickeln. Oftmals wird aber auch aus mehreren (halbfertigen) Software-Lösungen ein selbst konzipiertes Managementsystem „zusammengestückelt“, das am Ende für die Mitarbeiter mehr Aufwand als Hilfe bedeutet.
Spätestens wenn betriebsfremde Konferenzteilnehmer im Unternehmen eintreffen um sich am Empfang zu registrieren, wirkt der gesamte Prozess chaotisch und wirft kein gutes Licht auf das Unternehmen. Im besten Fall überbrücken die Empfangsmitarbeiter die Kommunikationsprobleme, die durch eine schlechte Besuchermanagement-Software entstehen, über das Telefon – ein unnötiger „Rückfall“ in ein Kommunikationsmittel aus dem letzten Jahrhundert, was gar nicht notwendig wäre, wenn eine Gesamtlösung zum Besuchermanagement zur Verfügung stünde.
Anforderungen an ein modernes Besuchermanagement System
Das moderne Besuchermanagement erfolgt schnell, effizient und weitgehend kontaktlos. Idealerweise verwenden die Mitarbeiter unternehmensweit ein einheitliches, gängiges Kommunikationstool, wie beispielsweise Microsoft-Outlook, zur Terminorganisation.
Der ideale Prozess vom Termin bis zur Besprechung sähe beispielsweise wie folgt aus: Der Mitarbeiter bespricht einen Termin und versendet den Beteiligten der Besprechung eine Einladung, beispielsweise per Outlook oder MS Teams. Die Einladung externer Besucher teilt das System mit den Mitarbeitern am Empfang. Am Tag der Besprechung drucken die Empfangsmitarbeiter die Besucherausweise. In Bereichen, in denen es keinen Empfang sondern beispielsweise ein Besucherterminal gibt, registrieren sich die Besucher selbstständig. Nach der Registrierung erhalten die bereits im Termin anwesenden Teilnehmer und/oder Organisatoren eine Benachrichtigung, dass sich die Besucher auf dem Weg befinden.
Modernes Besuchermanagement mit Add-On Products
Add-On Products bietet Unternehmen eine Komplettlösung mit dem Besuchermanagement für Outlook. Das als „Besuchermagnet“ bezeichnete System ist auch mit MS Teams oder Microsoft-Exchange kompatibel.
Die Anwendung kann den oben dargestellten Prozess von der Termingenerierung bis zur Konferenz automatisiert abbilden. Dieser Gesamtprozess kann für ein größeres Sicherheitsniveau sorgen, da alle Beteiligte wissen, wer sich gerade im Gebäude befindet. Auch die Benachrichtigung per E-Mail sowie die Selbstregistrierung für Besucher erleichtert die Abläufe für alle Beteiligten und ergibt ein modernes Besuchermanagement.
