Digitalisierung der internen Paketlogistik von Unternehmen

Die interne Paketlogistik von Unternehmen steht aus ganz unterschiedlichen Gründen unter Druck. Bei einigen Unternehmen sind es vor allem private Sendungen der Mitarbeiter, bei anderen sind es wichtige Proben oder Wertsendungen, die die Paketlogistik vor eine Herausforderung stellen. Bei vielen Unternehmen kommt auch alles gleichzeitig. Für einen optimalen Ablauf eines normalen Geschäftsbetriebes ist es wichtig, dass alle Pakete rechtzeitig und unversehrt zu ihren Empfängern finden. Schwund und Verzögerungen führen vor allem bei wichtigen Paketen zu unnötigen Verzögerungen in den üblichen Abläufen, können aber auch große finanzielle Schäden verursachen.

Um solchen Problemen aus dem Weg zu gehen, empfiehlt es sich, alle Pakete sauber zu dokumentieren. An dieser Stelle setzt die COSYS Software für Ihre interne Paketlogistik an. Viele behelfen sich mit Papier- oder Excellisten, wodurch die Dokumentation allerdings aufwendig und fehleranfälliger wird. Die COSYS Software hingegen nutzt die Barcodes, die bereits von den Paketdienstleistern auf den Paketen angebracht wurden und setzt so die Sendungsverfolgung in Ihrem Unternehmen fort. Dafür bietet die Software eine App, mit der die Pakete einfach gescannt und bearbeitet werden. Die App ist modular aufgebaut und kann alle üblichen Prozessabläufe abbilden, die die Pakete auf Ihrem Weg zum Empfänger durchlaufen. Folgende Prozesse könnte die Software zum Beispiel erfassen:

– Paketannahme
– Zuordnung
– Verladung
– Auslieferung an Empfänger
– Auslieferung an Paketstation
– Selbstabholung
– Retoure

Die App wird auf einem beliebigen Gerät mit Android oder iOS installiert. Da dank COSYS Mobile Performance Scanning auch der Kamerascan unterstützt wird, kommen auch Smartphones oder Tablets für die Nutzung infrage. Besonders empfehlenswert sind jedoch professionelle MDE-Geräte, die sich durch einen integrierten Laser Scanner und ein besonders robustes Design auszeichnen. Geräte wie das Honeywell EDA52 punkten zudem durch ein vielfältiges Angebot an Zubehör und einen großen Akku.

Wenn Sie Pakete mit der App erfassen, werden die Daten an das Backend gesendet und über den Web Client COSYS WebDesk im Browser aufgerufen. So können Sie in Echtzeit die aktuellsten Paketinformationen abrufen und auch im Nachhinein noch auswerten. Das Backend des Systems wird entweder lokal auf einem Server des Kunden installiert oder über die COSYS Cloud bereitgestellt und anschließend über das Internet genutzt.

Der große Funktionsumfang der Paketlogistik Software bietet gegenüber der papierbasierten Dokumentation ganz neue Möglichkeiten und viele praktische Funktionen, die die Transparenz der Prozesse verbessern und Zeit sparen. Die Software kann zum Beispiel automatisiert E-Mail Benachrichtigungen an Mitarbeiter senden, wenn ein Paket eintrifft. Dieser Benachrichtigung kann der Mitarbeiter auch entnehmen, wie viele Pakete für ihn eingetroffen sind und wie groß diese sind. Sollte er diese selbst abholen wollen, kann er also gut einschätzen, ob er zum Beispiel einen Wagen zur Unterstützung benötigt. Darüber hinaus kann in der mobilen App auch gleich eine digitale Unterschrift erfasst werden, die als Bestätigung für den Erhalt der Pakete gespeichert wird und jederzeit wieder eingesehen werden kann. Auch Fotos können mit der Gerätekamera in der App erfasst werden, um zum Beispiel einen Schaden an einem Paket festzuhalten.

Für eine schnelle Zuordnung der Pakete zu den Empfängern greift die App auf Stammdaten zurück, die nur durchsucht werden müssen. Dadurch brauch man nie den ganzen Namen eines Mitarbeiters eingeben, sondern nur die Anfangsbuchstaben. Um Ihre Mitarbeiter in die Stammdaten zu importieren, kann an ein Active Directory angebunden werden, ein Telefonbuch oder eine andere Datei kann importiert werden oder Sie pflegen die Mitarbeiter über den COSYS WebDesk ein. Ebenso kann an ein Warenwirtschaftssystem angebunden werden.