Kosten für IT Ausrüstung stemmen: Tipps für Unternehmen
In der heutigen digitalen Welt benötigt jedes Unternehmen eine IT-Ausrüstung, um wettbewerbsfähig zu sein und seine Erfolge auszubauen. Diese kann je nach Unternehmensgröße und Vorhaben umfangreich sein und hohe Kosten verursachen. Vor allem für Unternehmen stellen diese häufig in den ersten Jahren nach der Gründung eine große finanzielle Belastung dar. Im Ratgeber sind einige wertvolle Tipps zu erfahren, wie Unternehmen die Kosten für die IT-Ausrüstung stemmen können.
Mit kleinerer IT-Ausrüstung beginnen
Gibt das vorhandene Budget keine umfassende IT-Ausrüstung her, können Unternehmen ihr IT-System langsam Schritt für Schritt aufbauen. Es wird mit den notwendigsten IT-Ausrüstungen begonnen, um zuerst die Infrastruktur und die dringend erforderliche Softwares zu sichern. Ist wieder Budget vorhanden, kann das System weiter ausgebaut werden.
Diese Variante ist lediglich für kleine Unternehmen empfehlenswert, deren Anspruch an ein großes IT-System gering ist und sich der Bedarf an maximaler Leistungsstärke in Grenzen hält, wie beispielsweise bei einem kleinen Onlineshop in einem Zwei- oder Drei-Mann-Betrieb.
Für größere und insbesondere international agierende Unternehmen sowie Start-ups ist dieser Tipp nicht wertvoll. Sie werden mit einer einmaligen Infrastruktureinrichtung nicht ihre Konkurrenzfähigkeit und Leistungsstärke für den zunehmenden Erfolg halten können. Sie brauchen ab Tag eins eine Vollausstattung, um direkt auf dem Markt energisch auftreten und rechtskonform Verpflichtungen nachgehen zu können. Regelmäßige Anpassungen und zuverlässige Sicherheitssysteme sind dafür ein Muss.
Darüber hinaus benötigen Unternehmen auch für den professionellen Social-Media Auftritt, gewisse Ausrüstung, für den Dreh von Videos etc., auf die nicht verzichtet werden sollte.
Gebrauchte IT-Ausrüstung
Eine kostengünstige Alternative für den Neukauf einer IT-Ausrüstung ist der Kauf von gebrauchten Produkten. Eine gebrauchte IT-Ausrüstung zu kaufen, ist nicht nur umweltschonend, sondern es kann auch enorm Geld gespart werden, wie beispielsweise bei dieser IT-Ausrüstung:
– Hardware bis zu 90 Prozent
– Computer bis zu 60 Prozent
– Software bis zu 90 Prozent
– Server bis zu 60 Prozent
– Kabelage bis zu 70 Prozent
– Telefonanlagen bis zu 70 Prozent
Die Ersparnisse hängen natürlich von dem Alter, der Benutzungsintensität, dem Zustand und der eventuellen Garantie der Ausrüstung ab. Angeraten ist es, gebrauchte IT-Ausrüstungen stets mit mindestens einem Jahr, besser zwei Jahren Garantie zu kaufen, um die Mindest-Funktionsfähigkeit für diese Dauer gewährleistet zu wissen.
Refurbished
Unter Refurbished ist die Aufbereitung gebrauchter Waren zu verstehen, wozu hauptsächlich Elektro- und Elektronikwaren wie auch eine IT-Ausrüstung zählen. Diese sind nach dem Ankauf generalüberholt und auf Herz und Nieren geprüft worden, bevor sie als gebrauchte Waren zum Verkauf angeboten werden. Hierbei sollte nicht gleich beim besten Angebot zugeschlagen werden, denn der Gebrauchtwarenmarkt zieht auch „schwarze Schafe“ an. Deshalb sollte sich ausschließlich auf Gebrauchtwaren von legal betriebene Unternehmen konzentriert werden. In der Regel stellen seriöse Anbieter „Refurbished-Zertifikate“ aus, die die vollständige Generalüberholung der gebrauchten IT-Ausrüstung bestätigen. Mit ein bisschen Glück sind gebrauchte IT-Ausrüstungen erhältlich, die nur optisch einige Mängel aufweisen und nur wenig bis gar nicht in Betrieb waren.
IT-Ausrüstung mit Leasing finanzieren
Eine andere Möglichkeit zur Finanzierung einer IT-Ausrüstung ist das Leasing. Im Prinzip funktioniert das Hardware-Leasing wie das Fahrzeug-Leasing. Hier ist die IT-Ausrüstung für einen vertraglich vereinbarten Zeitraum zu mieten. Dafür wird monatlich eine monatliche Mietgebühr fällig. Diese hängt von den Werten und der Menge der jeweiligen Ausrüstung ab. Nach der Ablauffrist ist die geleaste Ausrüstung dem Vertragspartner wieder zurückzugeben, in beiderseitigem Einverständnis kann der Vertrag verlängert werden oder die Ausrüstung kann abgekauft werden.
IT-Leasings bieten in der Regel darauf spezialisierte Unternehmen an, die meist auch Verkaufswaren im Sortiment beinhalten. Erhältlich ist nahezu alles an IT-Ausrüstung, die sich über Computern bis zu Servern und das Equipment für die Infrastrukturen erstreckt. Zeitgleich hat man es normalerweise mit IT-Experten zu tun, die fachlich kompetent beraten können.
Vor- und Nachteile von IT-Leasing
Die Kosten für die IT-Ausrüstung sind aufgrund der bequemen monatlichen Leasingraten übersichtlich und deutlich leichter zu stemmen, als auf einmal mehrere Zehntausend Euro oder mehr für einen Neukauf ausgeben zu müssen. Dadurch ist im Idealfall auch ein flexibler Spielraum in puncto Geräteauswahl möglich. Zudem kann je nach Bedarf die geleaste Ausrüstung um weitere Elemente ergänzt werden.
Überwiegend steht mit dem Leasing auch ein Support zur Verfügung, der bei Bedarf oder einem Ausfall hilft und gegebenenfalls einen schnellen Austausch bei Defekten veranlasst. Das wiederum hat den Vorteil, dass sich beim Leasing keine Sorgen über die Lebensdauer der IT-Ausrüstung zu machen sind. Solange kein eigenes Verschulden vorliegt, sorgt der Leasinggeber für Ersatz und Reparaturen.
In der Regel umfasst die geleaste IT-Ausrüstung eine aktuelle Technologie, mit der profitabel, zeitsparend sowie individuell und wettbewerbsfähig zu arbeiten ist.
Nachteilig ist beim Leasing von IT-Ausrüstung, dass es eben nur Mietsachen sind. Sie können zwar nach Ablauf des Leasingvertrages günstig abgekauft werden, aber insgesamt kostet die IT-Ausrüstung dann inklusive der monatlichen Leasingraten mehr als der Neukauf gekostet hätte.
Neue IT-Ausrüstung finanzieren
Eine weitere Option bietet die Finanzierung einer IT-Ausrüstung über eine Bank oder eine Kreditanstalt. Je nach Anforderungen des potenziellen Kreditgebers können die benötigten Elemente für eine Abteilung oder einen ganzen Gebäudekomplex angeschafft werden. Auch in der Qualität und Leistungsstärke müssen im Idealfall keine Abstriche gemacht werden.
Die Tilgung des Finanzierungskredites erfolgt normalerweise in monatlichen Raten. Die Höhe hängt von der vertraglich vereinbarten Laufzeit. Je länger diese dauert, desto geringer ist die monatliche Ratenbelastung. Allerdings erhöht sich die Rückzahlungssumme durch die zusätzlichen Zinsen aufgrund längerer Laufzeit. Wer als Unternehmer eine Förderung geltend machen kann, spart natürlich.
Vor- und Nachteile einer Finanzierung
Die Finanzierung erlaubt, kein Eigen- oder Betriebskapital aufbringen zu müssen, sodass die Liquidität von dem Finanzierungskauf der IT-Ausrüstung unberührt bleibt. Allerdings kommt es bei der Kreditsumme auf die Sicherheiten an. Es kann durchaus sein, dass potenzielle Kreditgeber ein Kreditlimit setzen, mit dem die Vollausstattung in gewünschter Qualität und Leistung nicht realisierbar ist, und Abstriche bei der Anschaffung zu machen sind.
Das Angebot an Finanzierungsmöglichkeiten ist umfangreich und in unterschiedlichen Finanzierungsmodellen erhältlich. Das ermöglicht Unternehmen durch Vergleiche bestmögliche Konditionen ausfindig machen und wählen zu können. Normalerweise werden Finanzierungen zügig bearbeitet, sodass die Anschaffung der IT-Ausrüstung zügig vonstattengehen und ein effizienteres Arbeiten zeitnah starten kann. Zudem können unter bestimmten Voraussetzungen auch Förderungen beantragt werden, durch die eine niedrigere Finanzierungssumme wählbar ist, was sich in geringeren Monatstilgungen oder kürzeren Laufzeiten positiv bemerkbar macht.
Allerdings ist eine Finanzierung unflexibler als ein Leasing. Besteht nach einiger Zeit noch während der Finanzierung nach einer weiteren IT-Ausrüstung, sind diese über die eigene „Tasche“ zu finanzieren. Es sei denn, der Finanzdienstleister ist bereit, die laufende Finanzierung nach oben anzupassen oder eine zweite Finanzierung ist abschließbar.
Das Gute an einer Finanzierung ist außerdem, dass die IT-Ausrüstung nach der Abzahlung der Finanzierung in das Eigentum übergeht. Sollte die finanzierte Hardware vorher kaputtgehen, ist ein einfacher Wechsel wie beim Leasing nicht möglich. Das Unternehmen hat eigenständig für Ersatz oder Abhilfe zu sorgen, während die monatlichen Tilgungen davon unberührt bleiben und in gleicher Höhe weiter zu entrichten sind – selbst für Ausrüstung, die nicht mehr nutzbar ist.
Fazit
Unternehmen müssen die Kosten für ihre IT-Ausrüstung nicht allein in voller Höhe und sofort stemmen. Sie finden in den im Artikel genannten gute Tipps, wie sie deutlich leichter an bezahlbare IT-Ausrüstung kommen, die ihrem Bedarf und Anspruch gerecht wird: mit Schritt-für-Schritt-Käufen, Gebrauchtkauf, Leasing oder Finanzierung.
