E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen jetzt zur XRechnung wissen sollten

Ab 2025 wird die elektronische Rechnung verpflichtend im B2B-Bereich. E-Rechnungen gibt es dabei in unterschiedlichen Formaten. Eines davon ist die XRechnung und dieses stellen wir im Folgenden mit allen wichtigen Informationen zu Pflichtangaben, Anforderungen sowie zu seinen Vor- und Nachteilen vor.

Die XRechnung als elektronisches Rechnungsformat

XRechnung – was nahezu geheimnisvoll klingt, ist es tatsächlich nicht, denn der Name XRechnung bezeichnet ganz einfach einen Standard für die Art und technische Zusammensetzung von Rechnungsinformationen im XML-Datensatz. Dieser Datensatz wiederum entspricht einer elektronischen Rechnung. Elektronische Rechnungen, auch als E-Invoices bekannt, sind Rechnungen, die während ihres gesamten Lebenszyklus digital bleiben. E-Invoices gibt es in unterschiedlichen Formen, aber sie alle haben eines gemeinsam: Sie lassen Papier im Prozess der Rechnungsstellung, des Rechnungsversands, des Empfangs, der Analyse und der Archivierung von Rechnungen überflüssig werden. Die XRechnung wurde als ein E-Rechnungsformat speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt und ermöglicht Empfang und Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Softwaresysteme.

Wichtig: Das Versenden einer Rechnung als PDF-Datei gilt nicht als elektronische Rechnungsstellung. Ein echter E-Invoicing-Prozess ermöglicht es Aussteller und Empfänger, die erforderlichen Daten automatisch aus jeder Rechnung zu extrahieren, anstatt sie manuell in ein Buchhaltungssystem eingeben zu müssen.

In den vergangenen Jahren hat sich die papierlose Rechnungsstellung immer mehr durchgesetzt. Zahlreiche Unternehmen haben bereits positive Erfahrungen mit der Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse gemacht, darunter finanzielle Einsparungen durch entfallendes Porto, weniger Abfall und effizientere Prozesse. Auch Regierungen und andere Aufsichtsbehörden haben den Wert der Digitalisierung dieser Prozesse erkannt und mehr als 50 Regierungen auf der ganzen Welt haben bereits Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung erlassen. Die meisten davon betreffen B2G-Transaktionen, also Transaktionen zwischen Unternehmen und Regierungen und sollen Betrugsmöglichkeiten verringern. Ab Januar 2025 wird die E-Rechnung nun auch verpflichtend im B2B-Bereich.

Vorteile der XRechnung im Überblick

Die XRechnung ist ein effizientes Rechnungsformat, das für den Rechnungssteller und den Empfänger die gleichen Vorteile bietet wie andere E-Rechnungsformate, darunter:

• Weniger manuelle Arbeit und daraus resultierende kürzere Bearbeitungszeit sowie weniger Fehler
• Schnellere Rechnungsstellung ermöglicht ein schnelleres Begleichen der Rechnung
• Kostenreduktion durch Wegfall von Porto- und Papierkosten
• Effektivere Risikominimierung und Betrugsvermeidung
• Leicht nachprüfbare digitale Wege
• Mehr Transparenz und Kontrolle

Pflichtangaben und Anforderungen

Ebenso wie Papierrechnungen müssen die E-Rechnungen und damit auch die XRechnung vom Gesetzgeber geforderte Pflichtangaben enthalten. Diese Angaben werden durch § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt. Zu den Pflichtangaben gehören:

• Vollständige Angaben zu Name und Adresse des Rechnungsstellers
• Vollständige Angaben zu Name und Adresse des Leistungsempfängers
• Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung bzw. Dienstleistung
• Leistungszeitraum bzw. Leistungszeitpunkt
• Rechnungsbetrag sowie die darauf angerechnete Umsatzsteuer

Für einige Unternehmen und Selbstständige sind weitere Regelungen bedeutsam. So gelten für Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro Anforderungen in vereinfachter Form und wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, muss auf der Rechnung darauf hinweisen. Gegebenenfalls sind auch Hinweise auf weitere Steuerbefreiungen oder das Reverse-Charge-Verfahren notwendig.

Hinweis: Bei E-Rechnungen müssen zu den üblichen Pflichtangaben zusätzliche Informationen geliefert werden wie die Leitweg-Identifikationsnummer im Zusammenhang mit Aufträgen von Bundesbehörden. Zudem müssen die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers, genaue Zahlungsbedingungen, das Fälligkeitsdatum der Rechnung und die Bankverbindungsdaten vermerkt werden, ebenso wie Lieferanten- und Bestellnummer, wenn diese schon bei der Beauftragung übermittelt wurden.

Nachteil: Nicht vom Menschen lesbar

Die XRechnung punktet mit oben genannten Vorteilen und erfüllt für eine garantierte Sicherheit wichtige Anforderungen an elektronische Rechnungen im Rahmen der GoBD. So ist die Echtheit der Herkunft der XRechnung eindeutig erkennbar und die Unversehrtheit des Inhalts kann bei der Übermittlung ebenso nachgewiesen werden. Ein Punkt ist bei der XRechnung jedoch nicht gegeben: Die XRechnung hat den Nachteil, dass sie kein hybrides Rechnungsformat darstellt. Das bedeutet, es gibt keinen für den Menschen lesbaren Teil. Die Rechnung müsste zuvor in ein anderes Format umgewandelt werden. Damit ist dieses Rechnungsformat weiterhin vorrangig für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern geeignet. Der identische Standard ZUGFeRD hingegen enthält auch einen für Menschen lesbaren Teil.

XRechnungen erstellen und übermitteln

Wer regelmäßig XRechnungen ausstellen möchte, nutzt am besten eine Unternehmenssoftware mit entsprechender Kompatibilität. Für das Ausstellen einzelner XRechnungen findet sich auch entsprechende Freeware. Weiterhin erstellen Generatoren XRechnungen ohne eigenes Programm – diese Rechnungen werden jedoch nicht automatisch gespeichert.

Zur Übermittlung der XRechnung betreiben Behörden spezielle Online-Portale, auf denen die XRechnung direkt hochgeladen werden kann. In der Regel wird bereits vorab geprüft, ob die Rechnung auch alle erforderlichen Informationen enthält und den Anforderungen entspricht.