Mobile Helfer für Projektleitungen
Ob im Home-Office, im Zug oder am Flughafen – Projektmanager müssen im Grunde von überall und zu jeder Zeit ihre Projekte steuern können. Technische Voraussetzung dafür ist, dass die Software mobilfähig ist und auf Tablet und Smartphone läuft. Genau hieran kranken jedoch die SAP Standardlösungen für das Projektmanagement, Portfoliomanagement und Projektsystem. Es gibt jedoch Softwareentwickler, die diese Lücken schließen und spezielle Apps entwickelt haben. Die bieten sogar weitaus mehr, als die mobile Nutzbarkeit, da sie erweiterte Funktionalitäten beinhalten und zugleich eine anwenderfreundlichere Oberfläche ermöglichen. Sie sind vor allem für Projektleitungen, die nicht IT-affin oder in SAP bewandert sind, von großem Vorteil.
Modern kommen die Standardlösungen der SAP für Projektmanagementprozesse nicht gerade daher: Die Benutzeroberflächen stammen noch aus den 2000er bis 2010er Jahren, die Bedienung ist wenig intuitiv – was vor allem für Gelegenheitsuser problematisch ist – und moderne Dashboards mit grafisch aufbereiteten KPIs fehlen im Projektsystem. Auch gibt es keinen zentralen Einstiegspunkt in die Projektbearbeitung, User müssen sich ihre Favoriten daher selbst zusammenstellen. Wichtige Funktionen zur Projektauswertung sind ebenfalls Mangelware, weshalb Projektmanager ihre Projekte und Ressourcen zwar über die SAP Software planen können, aber keine Aussagen über die Auslastung der gesamten Fachabteilungen aus dem System heraus erhalten. Im Projektsystem gibt es immerhin eine Kostenauswertung; diese arbeitet jedoch mit einem sehr veralteten Design, das weder individualisierbar ist noch grafische Auswertungen anbietet. In der ERP-Softwarelösung S/4HANA wurde die Kostenauswertung zwar optisch renoviert, ist aber funktional lückenhaft.
Unzeitgemäß ist auch der Fakt, dass nur äußerst wenige Funktionen mobil nutzbar sind. Von mobilen Endgeräten unterwegs auf das Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) oder das Projektsystem (PS) zuzugreifen und zu steuern, ist bei der überwiegenden Mehrzahl der Anwendungen nicht möglich. „Derzeit sind vielleicht zehn Prozent der Funktionen auf dem Tablet oder Smartphone nutzbar“, schätzt Dirk Ott, Geschäftsführer der Milliarum GmbH & Co. KG. Das Unternehmen aus Mönchengladbach bietet ein selbst entwickeltes Produktportfolio zur Erweiterung der Funktionalität von SAP Standardsoftware an, darunter auch eine Vielzahl mobilfähiger Apps.
Mangelnde Transparenz und hoher Zeitaufwand wegen Lücken im SAP Standard
Die Folge der Defizite im SAP Standard sind fehlende Transparenz und vor allem ein erhöhter Zeitaufwand. Selbst geübte Anwender müssen sich die notwendigen Funktionen mühsam zusammensuchen. Weniger IT-affine Anwender und solche, die die Software nicht regelmäßig nutzen, sind deshalb im Umgang mit ihr überfordert. Auch die Datenaufbereitung ist zeitintensiv, weil sie wegen der fehlenden Dashboards häufig manuell oder über Excel erfolgen muss. Zudem sind Echtzeitanalysen oft nicht möglich, weil die Daten zur Aufbereitung aus dem System extrahiert werden müssen. Aufgrund dessen kann auch keine Prozesssicherheit hergestellt werden, weil die Nutzer die Analysedaten nicht immer auf demselben Weg abrufen und weiterverarbeiten.
Um die Lücken im SAP PPM und SAP PS zu schließen, bedarf es daher zusätzlicher Applikationen anderer Softwareanbieter. Idealerweise basieren diese auf dem Framework UI5 und der Benutzeroberfläche Fiori, um mobilfähig und intuitiv bedienbar zu sein. „Eine Anforderung unserer ersten Kunden war tatsächlich, dass Projektmanager oder Projektleitungen auch auf Dienstreisen vom Flughafen aus Entscheidungen treffen können“, erinnert sich Dirk Ott, der mit Milliarum inzwischen mehrere mobile Apps im Repertoire hat und diese auch bei der Jahrestagung der Deutschsprachigen SAP Anwendergruppe e.V. (DSAG) vom 19. bis 21. September in Bremen vorstellt.
Mobile Apps für PPM und PS erleichtern und verbessern die Arbeit
So gibt es für das PPM beispielsweise mobilfähige Apps zum Aufgaben-Dashboard, zum Portfolioelemente-Dashboard, zur Ressourceneinplanung sowie zur Genehmigung und Bearbeitung von Entscheidungspunkten. Mit der Aufgaben-Dashboard-App erhalten Projektleitungen eine projektübergreifende Übersicht aller Aufgaben und können diese deutlich schneller auswerten und bearbeiten als im SAP Standard. Ein Portfolioelemente-Dashboard erlaubt die Anzeige von Elementen nach verschiedenen Sektionskriterien und bietet Filtermöglichkeiten zur vereinfachten Suche – dies reduziert den Zeitaufwand der Bearbeitung und vereinfacht die Überwachung von Elementen in einem bestimmten Portfolio. Mit einer Ressourceneinplanungs-App lassen sich beispielsweise eine oder gleich mehrere Projektrollen einem Mitarbeiter per „drag & drop“ zuweisen und die zugeordneten Stunden nach Verfügbarkeit des Mitarbeiters ermitteln. Die Darstellung erfolgt in der Ressourceneinplanungs-App im übersichtlichen „Gantt-Chart“ (benannt nach dem US-amerikanischen Unternehmensberater Henry Laurence Gantt), mit dem die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse abgebildet wird. Von Vorteil ist hierbei, wenn sich ganze Projekte mittels Balkenverschiebung komplett umterminieren und anders einplanen lassen. Zu guter Letzt bietet eine App zur Genehmigung und Bearbeitung von Entscheidungspunkten eine elementübergreifende Selektion von Entscheidungspunkten nach verschiedenen Kriterien. Entscheidungsträger im Unternehmen haben dadurch alle Entscheidungspunkte des gesamten Portfolios im Blick und können diese zeitsparend bearbeiten.
Im PS erleichtern Apps zur Kostenauswertung und zur Projektübersicht die Arbeit. So lassen sich mit einer Kostenauswertungs-App die Kosten einzelner Projekte auf Basis von Rechercheberichten in einer UI5 Oberfläche überwachen. Dabei können sowohl die SAP Standardberichte als auch kundenspezifische Rechercheberichte als Grundlage verwendet werden. Interessant dürften hier vor allem völlig neue Funktionen sein, wie beispielsweise die Visualisierung von Auswertungen in grafischen Cards, die individuell anpassbar sind. Apps für die Darstellung von Einzel- oder auch Multiprojektdaten fassen die Informationen in einer modernen Darstellung zusammen und bilden somit alle relevanten Informationen gebündelt auf einer Seite ab. Das erhöht die Transparenz maßgeblich und spart weitere Arbeitszeit ein, da die Daten nicht mehr mühevoll zusammengesucht und grafisch über Drittprogramme aufbereitet werden müssen. Solche Overview-Apps stellen zudem den im SAP Standard fehlenden zentralen Einstiegspunkt für Projekte dar.
Unternehmensbereiche profitieren von PPM- und PS-Apps
Apps für PPM und PS erweitern den Funktionsumfang des SAP Standard erheblich. Mit ihrem Einsatz wird die Projekttransparenz erheblich gesteigert, Ressourcen lassen sich besser einteilen sowie deren Auslastung überwachen und steuern. Letztlich lassen sich Projekte mit Hilfe der Apps schneller durchführen und dadurch Kosten reduzieren. Großer Vorteil mobiler Apps ist zudem, dass sie auf Tablet und Smartphone verfügbar sind, performant laufen und Projektleitungen in ihrer Arbeitsweise deutlich flexibler werden.
Diverse Unternehmensbereiche können vom Einsatz solch mobilfähiger Apps profitieren: Zunächst das Projektmanagement und Project Management Office (PMO), das Unternehmens-Management, die IT und Organisation, die Konstruktion und Fertigung sowie die Produktentwicklung und Produktentstehung. Anwender aus diesen Bereichen erhalten dank der Apps eine verbesserte Übersicht über Projekte, an denen sie beteiligt sind, über ihre Aufgaben darin, und sie können Projektdaten und deren Auswertung innerhalb kurzer Zeit erfassen und bearbeiten.
Parallel zu den mobilen Apps von Softwareanbietern wie Milliarum können Unternehmen mit einem sogenannten „UI5 Construction Kit“ auch eigene UI5-Apps mit geringem Aufwand selbst entwickeln und somit auf projekt- oder kundenspezifische Anforderungen reagieren. „Solch ein Kit ist eine niedrigschwellige Möglichkeit, um persönliche SAP Apps per Customizing zu bauen“, so Dirk Ott. Denn auf Basis bestehender PPM- oder PS-Apps können Nutzer auch ohne Programmierkenntnisse und innerhalb kurzer Zeit individuelle Anwendungen erstellen. Bestehende Apps dienen dabei als Template. Weiterer Vorteil eines solchen Kits: Der Implementierungsaufwand neuer UI5-Apps wird deutlich reduziert, die Einführung erfolgt in der proprietären SAP Programmiersprache „Advanced Business Application Programming“ (ABAP), mit der der Großteil der SAP Technologie entwickelt wurde.
Fazit
Die SAP Standardlösungen für das PPM und PS weisen in verschiedenen Bereichen erhebliche Defizite auf. Vor allem ihre größtenteils mangelnde Mobilfähigkeit verhindert ein zeitgemäßes, flexibles und standortunabhängiges Arbeiten. Um Projektmanagement- und Controllingprozesse modern und effizient zu gestalten, bedarf es daher zusätzlicher Apps, die den Funktionsumfang des SAP Standards erweitern, mobilfähig und darüber hinaus auch einfach in der Anwendung sind. SAP Partnerunternehmen haben bereits auf diese Anforderungen reagiert und UI5 Anwendungen sowohl für das Portfolio- und Projektmanagement als auch für das Projektsystem auf den Markt gebracht. So sind übersichtliche Dashboards für Projektaufgaben, Portfolioelemente und Entscheidungspunkte sowie auch für PS-Auswertungen verfügbar. Auf Basis dieser Apps lassen sich zudem mit einen UI5 Construction Kit individuelle Anwendungen innerhalb kurzer Zeit und ohne Programmierkenntnisse erstellen.
Autorin: Julia Kowal, Redakteurin für Wordfinder
